Optimaliseer uw Purchase to Pay proces met Process Mining

17 juli 2020

Het Purchase to Pay (P2P) proces, of in goed Nederlands, het proces van Bestellen tot Betalen is in veel organisaties een bron voor discussie. Waar dit in het verleden nog vaak neerbuigend werd afgedaan als administratieve last, zien vandaag de dag steeds meer bedrijven het belang van een gebruiksvriendelijk en efficiënt P2P proces. Het proces raakt immers zo goed als alle onderdelen binnen het bedrijf en speelt daarmee een grote rol in het maximaliseren van besparingen, het veiligstellen van levering volgens afgesproken tijd en kwaliteit en het borgen van ‘compliance’ en risico’s.

Bij McCoy hebben wij ruime ervaring in het optimaliseren van Purchase to Pay processen en de bijbehorende systemen. De volgende stap daarin is de toepassing van Process Mining op het Purchase to Pay proces. 

Hoe krijg ik grip op mijn kosten en risico’s?

Een veelgehoord vraagstuk in de wereld van Inkoop is hoe het toch komt dat de organisatie onvoldoende gebruik maakt van het bestelproces- en systeem. Dit is ook wel bekend onder de noemer ‘Maverick Buying’. Los van de financiële consequenties, zorgt dit ook voor aanzienlijke risico’s op aansprakelijkheid, maatschappelijk verantwoorde inkoop en compliance. Om daar meer grip op te krijgen is het als eerste van belang inzicht te creëren in de manier waarop de organisatie haar inkopen doet. Met behulp van Process Mining ben je in staat om, volledig gebaseerd op data, het werkelijk gebruik van het bestelproces in kaart te brengen. 

McCoy & Partners - Purchase to Pay proces en Process Mining

En ja, vaak zijn de resultaten confronterend. Zelfs in organisaties die volledig “in control” denken te zijn worden alternatieve routes gevonden. Deze zogenaamde olifantenpaadjes ontstaan vaak doordat deze routes sneller en gemakkelijker zijn dan de officiële route. Vanuit bedrijfs- en inkoopperspectief zijn dit echter niet altijd de juiste routes. 

Om te bepalen wat hieraan te doen, is de volgende stap om de achtergrond van deze routes te begrijpen. Met behulp van process mining kun je verder inzoomen op onder andere: 

  • Waar in de organisatie volgt men het afgesproken proces?
  • Welke producten en/of diensten worden het vaakst buiten het proces ingekocht?
  • Worden gebruikers voldoende gefaciliteerd met beschikbare afspraken/contracten d.m.v. bijvoorbeeld catalogi?
  • Welke andere verklaringen zijn te vinden (bijvoorbeeld leverancier, land, automatiseringsgraad of data-kwaliteit)?
  • Welke factoren kunnen het gebruik van het afgesproken proces verhogen?
  • Waar liggen mogelijkheden voor besparingen? 

Met het antwoord op bovenstaande vragen ben je al snel in staat grip op je proces te krijgen. Daarmee realiseer je significante kostenbesparingen en worden risico’s voor de organisatie geminimaliseerd.

Hoe verzorg ik een gebruiksvriendelijk en efficiënt proces?

Zoals gezegd, vaak ontstaan alternatieve processen omdat de gebruiksvriendelijkheid en snelheid van het officiële proces te wensen overlaat. Niet voor niets is een belangrijke pijler in Process Mining dan ook het bepalen van het effect van de verschillende routes op de doorlooptijd.  

McCoy & Partners - Purchase to Pay proces en Process Mining

Zo kun je onder andere bepalen hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost, of er verschillen tussen categorieën zijn en of daar verklaringen voor zijn. Andere inzichten die je verkrijgt zijn het effect van wijzigingen gedurende het proces, hoe goed het ingerichte goedkeuringsproces functioneert en welke knelpunten er in het proces zitten. Hiermee kom je er snel achter waar en hoe je het proces kunt verbeteren zodat het voor de gebruiker zo gebruiksvriendelijk en efficiënt mogelijk is.

Waarom Process Mining met McCoy?

Dit alles is natuurlijk niet zomaar een technisch trucje. Het succesvol inzetten van Process Mining vraagt om expertise van zowel de bedrijfsprocessen als bijbehorende IT-systemen. Bij McCoy hebben wij een team van gecertificeerde Process Mining experts waarin deze expertises samenkomen, ondersteund door onze uitgebreide kennis van SAP. Samen maken wij Process Mining succesvol.

Vraag het onze experts

Bent u benieuwd wat Process Mining voor uw organisatie kan betekenen? Wij vertellen je er graag meer over in onze gratis "Process Mining Discovery". Neem vrijblijvend contact op met Jan Laros op +31 6 23 19 51 53 of jan.laros@mccoy-partners.com

 

Value calculator P2P - McCoy & Partners